Tradycyjne czy elektroniczne dokumenty?
Wybór nie jest prosty? Nie daj się zwieść. Dzięki cyfrowej postaci dokumentów otrzymasz do nich dostęp praktycznie z każdego miejsca. Tak jak dokumenty papierowe leżą na półkach w biurze, tak samo będą posegregowane elektroniczne dokumenty w bibliotekach lub archiwach online. Masz oczywiście kilka możliwości, możesz skanować papierowe dokumenty do postaci plików, przykładowo PDF. Możesz również od razu tworzyć elektroniczne dokumenty i na nich opierać pracę biznesową.
Przechowywanie danych w postaci elektronicznej oznacza konieczność zadbania o ich odpowiedni poziom zabezpieczeń.
Ochrona elektronicznych danych wiąże się z zakupem sprzętu i oprogramowania do zarządzania sprawnością i wydajnością działania infrastruktury IT. Jako niezbędne rozwiązanie wskazujemy narzędzie do wykonywania i odtwarzania cyklicznie wykonywanych kopii zapasowych elektronicznych dokumentów, czyli backupu.
Dokumenty elektroniczne mogą zostać przypisane do konkretnego pracownika lub zespołu pracowników. Mogą również zostać udostępnione dla całego działu lub objąć jedynie jeden projekt. W dokumentach elektronicznych o wiele łatwiej i szybciej jest wprowadzać zmiany. I co najważniejsze, dostęp do nich nie wymaga przeszukiwania nieskończonej liczby półek w biurze. Istnieje więc naprawdę niewielka możliwość, że zostaną zgubione lub zniszczone bez posiadania uprawnień administracyjnych.
Wśród zalet z przechowywania dokumentów w formie elektronicznej znajdują się:
- Szybki dostęp do dokumentów.
- Ograniczenie ilości czasu poświęcanego na przetwarzanie dokumentów.
- Brak ograniczenia przestrzeni biurowej – w każdym momencie można wykupić większy pakiet do przechowywania danych, np. przestrzeń dyskową lub miejsce w chmurze.
- Większa kontrola nad użytkowaniem dokumentów przez pracowników.
- Łatwiejsza integracja danych z systemami i aplikacjami używanymi w firmie.
Elektroniczne dokumenty są dobrym pomysłem pod warunkiem, że są w profesjonalny sposób zabezpieczony. Po pierwsze więc należy utworzyć polityki bezpieczeństwa dotyczące przechowywania i przetwarzania danych elektronicznych. Następnie przeszkolić pracowników firmy z zasad ich stosowania – zwłaszcza uprawnień dostępowych, tworzenia i zmiany haseł dostępowych oraz użytkowania rozwiązań ochronnych.
Elektroniczne dokumenty to duża wygoda dla firmy.
Będą bezpieczne pod warunkiem, że zostaną ustandaryzowane procedury ich tworzenia oraz zostaną przyznane uprawnienia dostępowe. Dodatkowe wsparcie w postaci rozwiązania do tworzenia kopii bezpieczeństwa uchroni firmę na wypadek możliwych awarii technicznych lub błędów. Dlatego radzimy dbać o zabezpieczenia i na bieżąco kontrolować poprawność działania infrastruktury IT.