01
Dokumenty i zadania
Ustalamy, skąd przychodzą pliki, kto ich potrzebuje i gdzie powstają opóźnienia. Wybieramy próbkę bez zbędnych danych poufnych i określamy wymagania dotyczące dostępu.
Paperless-ngx i OCR
Dokumenty, które łatwiej znaleźć i obsłużyć
Porządkujemy cyfrowe archiwum i powtarzalne zadania przy dokumentach. Konfigurujemy odczyt tekstu, oznaczanie plików i uzgodnione integracje. Pracownicy zachowują kontrolę nad błędami i zatwierdzaniem.
Zaufali nam
Firmy i instytucje, dla których liczy się stabilne IT.
Od załączników i skanów do uporządkowanego archiwum
Pracownicy przepisują dane ze skanów, szukają właściwej umowy lub nie wiedzą, do kogo trafił dokument? Zaczynamy od jednego obiegu i ustalenia zasad pracy. Paperless-ngx służy do przechowywania i wyszukiwania dokumentów, a dodatki AI mogą pomagać w ich opisywaniu. Akceptacje, przekazywanie spraw i połączenia z innymi systemami wymagają osobnego projektu. Nie przedstawiamy ich jako gotowych możliwości każdej instalacji.
Usługi powiązane z dokumentami
Archiwum, automatyzacja i wyszukiwanie odpowiadają na różne potrzeby. Dobieramy zakres do istniejących systemów i czynności wykonywanych przez pracowników.
Automatyzacja n8n
Przekazywanie dokumentów i powiadomień pomiędzy systemami. Ustalamy statusy, warunki dalszego przetwarzania i sposób obsługi wyjątków.Bazy wiedzy RAG
Wyszukiwanie odpowiedzi w zatwierdzonych instrukcjach i dokumentacji, z podaniem źródeł oraz uwzględnieniem dostępu do materiałów.Modele AI offline
Analiza możliwości przetwarzania dokumentów na infrastrukturze firmy. Sprawdzamy jakość wyniku, koszty i połączenia zewnętrzne w zakresie wdrożenia.Oprogramowanie AI na zamówienie
Własne formularze, ekrany i reguły zatwierdzania, gdy potrzebnego procesu nie da się wygodnie obsłużyć samym archiwum.ISO 27001 · TÜV NORD Polska
System zarządzania bezpieczeństwem informacji Virtline jest certyfikowany przez TÜV NORD Polska według PN-EN ISO/IEC 27001:2023-08. Certyfikat dotyczy Virtline, nie automatycznej zgodności każdego obiegu dokumentów klienta.
Zobacz certyfikat VirtlineJak przebiega uporządkowanie dokumentów
Najpierw sprawdzamy jeden uzgodniony obieg. Kolejne typy dokumentów włączamy dopiero po ocenie wyników i ustaleniu odpowiedzialności za obsługę.
02
Dobór rozwiązania
Sprawdzamy możliwości narzędzi, ich utrzymanie, zabezpieczenia i koszty integracji. Określamy, które zadania wymagają AI, a które można wykonać prostymi regułami.
03
Konfiguracja i próba
Przygotowujemy archiwum, reguły i uzgodnione połączenia. Testujemy odczyt, wyszukiwanie, uprawnienia, przekazywanie dokumentów oraz ścieżkę poprawiania błędów.
04
Odbiór i przekazanie
Omawiamy wyniki z pracownikami, przekazujemy instrukcje i opis konfiguracji. Ustalamy osoby odpowiedzialne za nowe typy dokumentów, aktualizacje, kopie i obsługę wyjątków.
Zakres praktyczny
Co obejmuje uzgodnione wdrożenie
Przed rozpoczęciem określamy rodzaje dokumentów, oczekiwany wynik i granice automatyzacji. Każdy element sprawdzamy na przykładach odpowiadających rzeczywistej pracy firmy.
Opis źródeł dokumentów, wymaganych pól, osób odpowiedzialnych i etapów przekazania. Ustalamy dostęp, okresy przechowywania oraz sytuacje, w których plik trafia do ręcznej obsługi.
Przygotowanie uzgodnionych kanałów przyjęcia, odczytu tekstu, oznaczeń i wyszukiwania. Integracje dobieramy do dostępnych interfejsów systemów i potwierdzamy ich zakres przed pracami.
Sprawdzenie jakości odczytu, poprawności pól i klasyfikacji na reprezentatywnej próbce. Uwzględniamy słabe skany, braki, duplikaty i błędne wyniki; zapisujemy, co wymaga kontroli pracownika.
Opis obsługi dokumentów, konfiguracji, aktualizacji i odtwarzania z kopii. Ustalamy ochronę serwera i nośników, uprawnienia, logi i zasady usuwania. Sposób dalszego utrzymania uzgadniamy osobno.
Narzędzie musi nadawać się do dalszego utrzymania
Paperless-AI jest dodatkiem do Paperless-ngx. Przed wdrożeniem sprawdzamy aktualne wydania, komunikaty bezpieczeństwa i stan utrzymania obu projektów. Nie zakładamy, że dodatek AI jest potrzebny w każdym obiegu. Wyniki OCR i AI wymagają kontroli, a konfigurację dostępu, kopii oraz aktualizacji uzgadniamy osobno. Archiwizacja nie zastępuje oceny wymagań prawnych dla dokumentów.
Pytania o cyfrowy obieg dokumentów
Czy Paperless-ngx i Paperless-AI to to samo?
+
Nie. Paperless-ngx jest systemem zarządzania dokumentami, a Paperless-AI osobnym dodatkiem wykorzystującym modele AI. Oceniamy te elementy oddzielnie, także pod kątem aktualizacji i bezpieczeństwa. Nie zakładamy, że dodatek jest potrzebny w każdym projekcie.
Czy system zawsze poprawnie odczyta fakturę lub umowę?
+
Nie. Jakość zależy między innymi od skanu, układu dokumentu i konfiguracji. Testujemy przykłady firmy i ustalamy kontrolę wymaganych pól, obsługę braków oraz poprawianie błędów. Odczyt nie zastępuje sprawdzenia dokumentu przed ważną decyzją.
Czy poufne dokumenty muszą trafić do zewnętrznej usługi AI?
+
Nie zakładamy takiego przepływu. Ustalamy, czy AI jest potrzebne i gdzie może przetwarzać dane. Oddzielnie sprawdzamy archiwum, model, integracje, logi i kopie zapasowe. Dostęp oraz ochrona serwera i nośników wymagają konfiguracji.
Od czego zależą koszt i termin wdrożenia?
+
Od rodzajów i liczby dokumentów, jakości materiałów, integracji, reguł dostępu i akceptacji oraz wymagań utrzymania. Najpierw określamy ograniczony zakres próby. Dopiero po jej wynikach uzgadniamy dalsze prace, koszty i harmonogram.
Zacznijmy od jednego obiegu dokumentów
Opisz rodzaje dokumentów, ich przybliżoną liczbę i czynność, która zajmuje najwięcej czasu. Podaj używane systemy oraz wymagania dotyczące danych. Nie przesyłaj poufnych załączników w pierwszej wiadomości.
Porozmawiaj o dokumentach