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Dokumente und Aufgaben
Wir klären Eingangswege, benötigte Nutzer und Verzögerungen. Wir wählen eine Stichprobe ohne unnötige vertrauliche Angaben und bestimmen die Zugriffsanforderungen.
Paperless-ngx und OCR
Dokumente leichter finden und bearbeiten
Wir ordnen digitale Archive und wiederkehrende Dokumentenaufgaben. Wir konfigurieren Texterkennung, Dateikennzeichnung und vereinbarte Integrationen. Mitarbeitende behalten die Kontrolle über Fehler und Freigaben.
Kunden
Unternehmen und Institutionen, die stabile IT benötigen.
Von Anhängen und Scans zum geordneten Archiv
Mitarbeitende übertragen Daten aus Scans, suchen den richtigen Vertrag oder wissen nicht, bei wem ein Dokument liegt? Wir beginnen mit einem Ablauf und vereinbaren die Arbeitsregeln. Paperless-ngx dient der Speicherung und Suche von Dokumenten; KI-Erweiterungen können bei deren Beschreibung helfen. Freigaben, Übergaben und Anbindungen an andere Systeme benötigen eine eigene Planung. Wir stellen sie nicht als fertige Funktionen jeder Installation dar.
Leistungen rund um Dokumente
Archivierung, Automatisierung und Wissenssuche erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Wir stimmen den Umfang auf vorhandene Systeme und die Tätigkeiten Ihrer Mitarbeitenden ab.
n8n-Automatisierung
Dokumente und Benachrichtigungen zwischen Systemen übergeben. Wir vereinbaren Status, Bedingungen für die Weiterverarbeitung und den Umgang mit Ausnahmen.RAG-Wissensbasen
Antworten in freigegebenen Anleitungen und Dokumentationen finden, mit Quellenangaben und unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte.Offline-KI-Modelle
Bewertung der Dokumentenverarbeitung auf der Firmeninfrastruktur. Wir prüfen Ergebnisqualität, Kosten und externe Verbindungen im vereinbarten Umfang.Individuelle KI-Software
Eigene Formulare, Masken und Freigaberegeln, wenn sich der benötigte Ablauf mit einem Archiv allein nicht sinnvoll umsetzen lässt.ISO 27001 · TÜV NORD Polska
TÜV NORD Polska hat das Informationssicherheitsmanagementsystem von Virtline nach PN-EN ISO/IEC 27001:2023-08 zertifiziert. Das Zertifikat betrifft Virtline, nicht automatisch die Konformität jedes Dokumentenablaufs beim Kunden.
Zertifikat von Virtline ansehenAblauf für Ihre Dokumente
Zunächst prüfen wir einen vereinbarten Ablauf. Weitere Dokumenttypen nehmen wir erst nach Bewertung der Ergebnisse und Klärung der Zuständigkeiten auf.
02
Lösung auswählen
Wir prüfen Werkzeugfunktionen, Wartungsstatus, Schutzmaßnahmen und Integrationskosten. Wir bestimmen, welche Aufgaben KI benötigen und welche sich mit einfachen Regeln bearbeiten lassen.
03
Konfiguration und Test
Wir bereiten Archiv, Regeln und vereinbarte Anbindungen vor. Wir prüfen Erkennung, Suche, Berechtigungen, Dokumentübergaben und die Korrektur von Fehlern.
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Abnahme und Übergabe
Wir besprechen Ergebnisse mit Mitarbeitenden und übergeben Anleitungen und Konfigurationsbeschreibungen. Wir vereinbaren Zuständigkeiten für neue Dokumenttypen, Aktualisierungen, Sicherungen und Ausnahmen.
Praktischer Umfang
Was die vereinbarte Einführung umfasst
Vor Beginn bestimmen wir Dokumenttypen, erwartete Ergebnisse und Grenzen der Automatisierung. Wir prüfen jedes Element anhand von Beispielen aus der tatsächlichen Arbeit des Unternehmens.
Dokumentquellen, Pflichtfelder, verantwortliche Personen und Übergabeschritte. Wir vereinbaren Zugriffe, Aufbewahrungszeiten und Fälle, in denen eine Datei manuell bearbeitet werden muss.
Vereinbarte Eingangskanäle, Texterkennung, Kennzeichnungen und Suche. Integrationen richten sich nach den verfügbaren Systemschnittstellen; ihren Umfang bestätigen wir vor Beginn der Arbeiten.
Erkennungsqualität, Feldinhalte und Klassifikation anhand einer repräsentativen Stichprobe. Wir berücksichtigen schlechte Scans, fehlende Angaben, Duplikate und falsche Ergebnisse und benennen erforderliche Mitarbeiterkontrollen.
Dokumentenbearbeitung, Konfiguration, Aktualisierungen und Wiederherstellung aus Sicherungen. Wir vereinbaren Server- und Datenträgerschutz, Berechtigungen, Protokolle und Löschregeln. Weitere Wartung wird gesondert festgelegt.
Die Lösung muss weiter betreut werden können
Paperless-AI ist eine Erweiterung für Paperless-ngx. Vor der Einführung prüfen wir aktuelle Versionen, Sicherheitshinweise und die Pflege beider Projekte. Nicht jeder Dokumentenprozess benötigt KI. OCR- und KI-Ergebnisse müssen geprüft werden; Zugriff, Backups und Updates vereinbaren wir gesondert. Archivierung ersetzt keine Prüfung der rechtlichen Anforderungen an Dokumente.
Fragen zu digitalen Dokumentenabläufen
Sind Paperless-ngx und Paperless-AI dasselbe?
+
Nein. Paperless-ngx ist ein Dokumentenmanagementsystem, Paperless-AI eine separate Erweiterung mit KI-Modellen. Wir bewerten beide getrennt, auch hinsichtlich Aktualisierungen und Sicherheit. Die Erweiterung ist nicht automatisch für jedes Projekt erforderlich.
Liest das System Rechnungen oder Verträge immer korrekt?
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Nein. Die Qualität hängt unter anderem von Scan, Dokumentaufbau und Konfiguration ab. Wir testen Unternehmensbeispiele und vereinbaren Feldprüfungen, den Umgang mit fehlenden Angaben und Korrekturen. Erkannter Text ersetzt keine Dokumentprüfung vor einer wichtigen Entscheidung.
Müssen vertrauliche Dokumente an einen externen KI-Dienst gesendet werden?
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Diesen Datenfluss setzen wir nicht voraus. Wir klären zunächst, ob KI benötigt wird und wo die Verarbeitung stattfinden darf. Archiv, Modell, Integrationen, Protokolle und Sicherungen prüfen wir getrennt. Zugriffe sowie Server- und Datenträgerschutz müssen eingerichtet werden.
Wovon hängen Kosten und Dauer ab?
+
Von Dokumenttypen und Mengen, Materialqualität, Integrationen, Zugriffs- und Freigaberegeln sowie Wartungsanforderungen. Zunächst vereinbaren wir einen begrenzten Test. Auf dessen Ergebnissen beruhen weiterer Umfang, Kosten und Zeitplan.
Beginnen wir mit einem Dokumentenablauf
Beschreiben Sie Dokumenttypen, ungefähre Mengen und die zeitaufwendigste Tätigkeit. Nennen Sie vorhandene Systeme und Datenanforderungen. Bitte senden Sie zunächst keine vertraulichen Anhänge.
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