Polityka prywatności Virtline

01

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Virtline Sp. z o.o., ul. Wadowicka 8A, 30-415 Kraków, Polska, KRS 0000502030, NIP 6751499701, REGON 123070229. W sprawach prywatności i realizacji praw można napisać na [email protected], zadzwonić pod +48 12 200 27 10 albo skorzystać z formularza kontaktowego.

Kontakt z administratorem

E-mail, telefon i formularz służą do obsługi zapytań, rozmów handlowych, spraw technicznych oraz wniosków dotyczących danych.

Zakres danych

Przetwarzamy dane podane dobrowolnie, np. imię, firmę, adres e-mail, telefon, temat rozmowy i opis sprawy.

Bezpieczeństwo informacji

System zarządzania bezpieczeństwem informacji Virtline jest certyfikowany zgodnie z PN-EN ISO/IEC 27001:2023-08, co wspiera uporządkowane podejście do ochrony informacji.

02

Jakie dane możemy przetwarzać

Zakres danych zależy od sposobu kontaktu i celu sprawy. Nie prosimy w formularzu o dane wrażliwe. Jeżeli projekt wymaga informacji technicznych albo dokumentów, zakres i sposób przekazania ustalamy osobno.

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, firma, stanowisko, e-mail, telefon.
• Treść zapytania: opis problemu, planowany projekt, liczba użytkowników, lokalizacja lub termin decyzji.
• Dane techniczne strony: podstawowe logi serwera, zabezpieczenia formularza i informacje potrzebne do przeciwdziałania nadużyciom.
• Dane współpracy: ustalenia ofertowe, zakres prac, korespondencja, dokumentacja projektu i informacje rozliczeniowe, jeśli dojdzie do umowy.

03

Formularz zamówienia i obsługa oferty

Formularz zamówienia służy zgłoszeniu zapotrzebowania i przygotowaniu oferty. Obejmuje dane firmy i NIP, imię i nazwisko osoby kontaktowej, e-mail, wymagany numer telefonu, wybraną usługę, rolę zamawiającego oraz opis potrzeb; dla KSB 315 także liczbę serwerów. Gdy audyt KSB 315 zamawia biegły rewident, formularz zbiera osobno nazwę i NIP firmy zamawiającej oraz nazwę i NIP audytowanej jednostki. Do umówienia audytu wymagane są telefon biegłego rewidenta oraz imię, nazwisko i telefon osoby kontaktowej w audytowanej jednostce. Zapisujemy potwierdzenie zapoznania się z informacją o prywatności i identyfikator zgłoszenia. Dane są przekazywane do systemu obsługi zapytań i ofert Nexus. Używamy ich do obsługi zgłoszenia zgodnie z celami i podstawami opisanymi poniżej. Ten formularz nie zbiera zgody marketingowej. Po kliknięciu przycisku wysyłki zapisujemy w oddzielnym, szyfrowanym rejestrze podane dane formularza i stan potwierdzenia prywatności, także gdy potwierdzenie nie jest zaznaczone lub próba zostanie odrzucona przez ochronę antyspamową. Rejestr służy wyjaśnianiu problemów z wysyłką i ochronie formularzy przed nadużyciami. Sam zapis próby nie nadaje zgody, nie oznacza przyjęcia zapytania ani zawarcia umowy i nie uruchamia wysłania oferty. Nie zapisujemy w ten sposób samego wpisywania danych ani opuszczenia strony. Lokalne dane formularzy WWW i rejestr prób przechowujemy przez jeden miesiąc kalendarzowy od utworzenia zapisu. Ta retencja obejmuje również zarządzane kopie zapasowe tych rejestrów WWW; nie zastępuje odrębnych okresów dla korespondencji, ofert i umów.

04

Cele i podstawy przetwarzania

Podstawa zależy od celu i kontekstu. Zapytania oraz bieżącą relację biznesową obsługujemy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Virtline, którym jest komunikacja, przedstawienie oferty, bezpieczeństwo serwisu i obrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Działania podejmowane na żądanie przed zawarciem umowy i wykonanie umowy opierają się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a obowiązki księgowe lub podatkowe na art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Jeżeli korzystamy z opcjonalnej analityki, podstawą jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Rejestr prób wysyłki służy diagnozie problemów i ochronie przed nadużyciami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Potwierdzenie zapoznania się z polityką nie jest zgodą marketingową. Opcjonalny pomiar skuteczności reklam, podobnie jak analityka, wymaga uprzedniej zgody, którą można wycofać w ustawieniach prywatności.

Obsługa zapytania

Odpowiedź na wiadomość, doprecyzowanie potrzeb, przygotowanie konsultacji i dalsza komunikacja.

Współpraca z klientem

Realizacja usługi, ustalenia operacyjne, kontakt techniczny, dokumentacja, rozliczenia i wsparcie.

Bezpieczeństwo serwisu

Ochrona formularza, przeciwdziałanie nadużyciom, podstawowe logi techniczne i utrzymanie dostępności strony.

05

Czas przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż wymaga tego cel, podstawa prawna i obowiązujące terminy. Gdy nie można wskazać jednej daty, stosujemy kryteria takie jak zakończenie korespondencji lub umowy, okres wymagany prawem, termin przedawnienia roszczeń, ważność udzielonej zgody oraz czas potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu.

• Lokalne dane formularzy WWW i rejestr prób: jeden miesiąc kalendarzowy od utworzenia zapisu, zgodnie z opisem formularzy powyżej. Dalsza korespondencja dotycząca zapytania: do zakończenia sprawy, a następnie przez okres uzasadniony obroną przed roszczeniami.
• Oferty i rozmowy handlowe: przez okres negocjacji, ważności oferty oraz właściwy termin przedawnienia roszczeń.
• Umowy i rozliczenia: przez okres wymagany przepisami księgowymi, podatkowymi i cywilnymi.
• Logi techniczne: lokalne logi serwera WWW nginx są rotowane codziennie; zachowujemy 14 archiwów, z kompresją, co odpowiada około 14 dniom historii. Ten okres opisuje lokalną rotację nginx, a nie retencję wszystkich kopii przechowywanych poza serwerem.

06

Prawa użytkownika

W granicach przewidzianych przez RODO osoba może żądać dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia danych oraz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Skargę można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

Wniosek dotyczący danych

W sprawach praw wynikających z RODO można skontaktować się z Virtline przez formularz, e-mail albo telefon.

Sprzeciw i wycofanie zgody

Można zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie albo wycofać wcześniej udzieloną zgodę.

Ograniczony dostęp

Dostęp do danych mają osoby i systemy potrzebne do obsługi zapytania, współpracy albo bezpieczeństwa serwisu.

07

Udostępnianie danych i podmioty wspierające

Stronę i obsługę formularza utrzymujemy na serwerach Virtline. Zgłoszenia obsługujemy przez infrastrukturę pocztową Virtline i wykorzystywanych dostawców poczty. Dostawcy narzędzi biurowych, księgowości lub wsparcia technicznego mogą przetwarzać dane na nasze zlecenie. Cloudflare przetwarza sygnały techniczne ochrony Turnstile. Google może przetwarzać dane analityczne po wymaganej zgodzie na Google Analytics. Transfery poza EOG opierają się — zależnie od sytuacji — na decyzji o odpowiednim stopniu ochrony, Data Privacy Framework lub standardowych klauzulach umownych. Informacje o zabezpieczeniach można uzyskać pod [email protected].

• Upoważnione osoby w Virtline obsługujące stronę, pocztę i zapytania klientów.
• Podmioty księgowe, prawne lub administracyjne, gdy wynika to z przepisów lub realizacji umowy.
• Partnerzy techniczni zaangażowani w projekt klienta, wyłącznie w zakresie uzgodnionym przy współpracy.
• Organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.
• Cloudflare jako dostawca Turnstile: ochrona uruchamia się przy korzystaniu z formularza. Przed przyjęciem zgłoszenia sprawdzamy token. Dostawca przetwarza sygnały techniczne, w tym IP, charakterystykę TLS, User-Agent i pochodzenie strony, na potrzeby ochrony oraz rozwijania wykrywania botów. Szczegóły: https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/ .
• Google jako dostawca opcjonalnej analityki wyłącznie wtedy, gdy Google Analytics jest włączone i użytkownik wyraził wymaganą zgodę.
• Cloudflare jako dostawca pośredniczący w dostarczaniu strony i ochronie przed nadużyciami, gdy ruch przechodzi przez jego sieć. Może przetwarzać adres IP, informacje o urządzeniu i żądaniu oraz stosować niezbędne cookies bezpieczeństwa.
• Google Ads, Meta (Facebook i Instagram) oraz LinkedIn jako opcjonalni dostawcy pomiaru reklam, wyłącznie gdy dana integracja jest skonfigurowana i użytkownik udzielił osobnej zgody marketingowej. Lista aktywnych platform jest widoczna w ustawieniach prywatności. Zgoda analityczna ani wysłanie formularza nie zastępują tej zgody.
• Po osobnej zgodzie marketingowej platformy mogą otrzymać dane techniczne wizyty i zdarzenie przyjęcia zgłoszenia z losowym identyfikatorem służącym do pomijania duplikatów. Nie przekazujemy w tych zdarzeniach imienia, adresu e-mail, telefonu, NIP-u ani treści zgłoszenia. Ustawienia prywatności pozwalają cofnąć zgodę; skrypty reklamowe nie są uruchamiane po jej odmowie.

08

Cookies i dane techniczne serwisu

Serwis może używać mechanizmów technicznych niezbędnych do działania, bezpieczeństwa, obsługi zgody i formularza. Opcjonalne narzędzia analityczne są uruchamiane dopiero po wyrażeniu zgody. Brak zgody na analitykę nie ogranicza dostępu do podstawowych treści. Zgodę można wycofać; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem operacji wykonanych przed jej wycofaniem.

• Niezbędne mechanizmy utrzymują sesję, zapamiętują wybór prywatności, zabezpieczają formularz i pomagają wykrywać nadużycia. Nasze zapisy wyboru analityki i pomiaru reklam w localStorage nie mają automatycznego terminu wygaśnięcia. Pozostają do usunięcia danych przeglądarki lub zmiany wyboru; wycofanie zgody zapisuje odmowę. Zmiana zakresu analityki lub konfiguracji odbiorców pomiaru reklam może wymagać nowej zgody.
• Opcjonalna analityka Google Analytics 4 służy do pomiaru korzystania z serwisu i ulepszania jego treści po uzyskaniu zgody. W używanej usłudze GA4 retencja danych zdarzeń i danych użytkowników wynosi 14 miesięcy. Okres retencji danych użytkownika odnawia się przy jego nowej aktywności. Te ustawienia dotyczą danych w GA4 i nie określają czasu życia cookies dostawców.
• Jeżeli pomiar źródła zapytań jest włączony i udzielono zgody na analitykę, zapisujemy źródło, medium, oznaczenie kampanii, stronę wejścia, domenę odsyłającą i czas pomiaru. Historia źródeł i losowy identyfikator przeglądarki są przechowywane w przeglądarce do 30 dni. Dane źródłowe dołączamy do zapytania, aby w Nexusie sprawdzić wynik jego obsługi. Brak zgody oznacza brak tej historii i nie blokuje kontaktu ani zapytania o usługę.
• Zgoda na analitykę i potwierdzenie informacji przy formularzu nie oznaczają zgody na newsletter, remarketing ani przekazywanie identyfikatorów reklamowych do platform reklamowych. Obsługa zgłoszenia i pomiar jego źródła są odrębnymi celami. Zmiana ustawień analityki pozwala wycofać zgodę i usunąć historię źródeł z przeglądarki.
• Przeglądarka pozwala usuwać lub blokować cookies, przy czym blokada niezbędnych mechanizmów może ograniczyć część funkcji.

09

Dobrowolność danych i zautomatyzowane decyzje

Podanie danych w zapytaniu jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych albo opisu sprawy możemy nie być w stanie odpowiedzieć. Formularze kontaktu i zamówienia wymagają numeru telefonu; bez niego nie można wysłać formularza. Można też skontaktować się bezpośrednio e-mailem lub telefonicznie. Dane wymagane do zawarcia lub wykonania umowy oraz rozliczeń są konieczne w zakresie wynikającym z umowy lub prawa; ich brak może uniemożliwić współpracę. W ramach tej strony i obsługi zapytań nie podejmujemy wobec użytkownika decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały, ani nie prowadzimy takiego profilowania.

Zapytanie

Do odpowiedzi potrzebujemy danych pozwalających wrócić do nadawcy oraz informacji niezbędnych do zrozumienia sprawy.

Umowa i rozliczenia

Zakres obowiązkowych danych wynika z rodzaju współpracy, umowy oraz przepisów księgowych i podatkowych.

Brak automatycznej decyzji

Zapytania są kwalifikowane i obsługiwane z udziałem człowieka; analityka serwisu nie decyduje o prawach użytkownika.

10

Obsługa wniosków dotyczących prywatności

Jeżeli chcesz wykonać prawo wynikające z RODO, wyjaśnić zakres przetwarzanych danych albo zapytać o formularz kontaktowy, użyj oficjalnego kanału kontaktu Virtline. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, danych objętych wnioskiem i kontekstu przetwarzania.

Złóż wniosek

Napisz przez formularz lub e-mail albo zadzwoń i wskaż, czy chodzi o dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przeniesienie, sprzeciw lub inne prawo wynikające z RODO.

Potwierdź tożsamość i zakres

Możemy zadać pytania potrzebne do ochrony danych przed udostępnieniem niewłaściwej osobie i do jednoznacznego określenia sprawy.

Termin odpowiedzi

Wniosek obsługujemy w terminach wymaganych przez RODO, co do zasady w ciągu miesiąca, chyba że złożoność sprawy lub przepisy pozwalają na przedłużenie.

Droga skargi

Jeżeli nie zgadzasz się z odpowiedzią lub uważasz, że naruszono RODO, możesz ponownie skontaktować się z Virtline albo wnieść skargę do Prezesa UODO.