Datenschutzrichtlinie

Verantwortlicher

Verantwortlicher ist Virtline Sp. z o.o., Wadowicka 8A, 30-415 Krakow, Polen, KRS 0000502030, NIP 6751499701, REGON 123070229. Bei Datenschutzfragen und zur Ausübung von Betroffenenrechten erreichen Sie uns unter [email protected], +48 12 200 27 10 oder über das Kontaktformular.

Verantwortlichen kontaktieren: Zur Abwicklung von Anfragen, kaufmännischen und technischen Gesprächen sowie datenbezogenen Angelegenheiten werden Formular, E-Mail und Telefon genutzt.
Datenbereich: Wir verarbeiten freiwillig mitgeteilte Daten, z.B. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Gesprächsgegenstand und Beschreibung des Falles.
Informationssicherheit: Das Informationssicherheitsmanagementsystem von Virtline ist nach PN-EN ISO/IEC 27001:2023-08 zertifiziert und unterstützt damit einen strukturierten Ansatz zum Informationsschutz.

Welche Daten können wir verarbeiten?

Der Umfang der Daten richtet sich nach der Art der Kontaktaufnahme und dem Zweck des Falles. Wir fragen im Formular nicht nach sensiblen Daten. Sofern für das Projekt technische Informationen oder Unterlagen erforderlich sind, legen wir den Umfang und die Art der Lieferung gesondert fest.

Identifikations- und Kontaktdaten: Name, Nachname, Firma, Position, E-Mail, Telefonnummer.
Inhalt der Anfrage: Beschreibung des Problems, geplantes Projekt, Anzahl der Nutzer, Standort oder Entscheidungsdatum.
Technische Daten der Website: grundlegende Serverprotokolle, Formularsicherheit und erforderliche Informationen zur Verhinderung von Missbrauch.
Kooperationsdaten: Angebotsvereinbarungen, Arbeitsumfang, Korrespondenz, Projektdokumentation und Abrechnungsinformationen, sofern eine Einigung zustande kommt.

Anfrageformular und Angebotserstellung

Das Anfrageformular erfasst Ihren Bedarf zur Vorbereitung eines Angebots. Es umfasst Unternehmensdaten und die polnische Steueridentifikationsnummer NIP, Name der Kontaktperson, E-Mail, eine erforderliche Telefonnummer, gewählte Leistung, Rolle der anfragenden Person und Bedarfsbeschreibung; bei KSB 315 zusätzlich die Anzahl der Server. Bei einer KSB-315-Auditanfrage durch einen Wirtschaftsprüfer erfassen wir den Namen und die polnische Steueridentifikationsnummer NIP der bestellenden Firma getrennt vom Namen und der NIP der geprüften Einheit. Zur Terminvereinbarung benötigen wir die Telefonnummer des Wirtschaftsprüfers sowie Vor- und Nachnamen und Telefonnummer der Kontaktperson in der geprüften Einheit. Wir erfassen die Bestätigung der Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise und eine Vorgangskennung. Die Daten werden an Nexus zur Bearbeitung von Anfragen und Angeboten übermittelt. Wir verwenden sie für Ihre Anfrage gemäß den nachfolgend erläuterten Zwecken und Rechtsgrundlagen. Dieses Formular erfasst keine Marketingeinwilligung. Nach dem Klick auf Absenden speichern wir die eingegebenen Formulardaten und den Stand der Datenschutzbestätigung in einem separaten verschlüsselten Register, auch bei nicht angekreuzter Bestätigung oder Ablehnung durch den Spamschutz. Das Register dient der Klärung von Versandproblemen und dem Schutz der Formulare vor Missbrauch. Die Aufzeichnung erteilt keine Einwilligung, nimmt keine Anfrage an, schließt keinen Vertrag und löst kein Angebot aus. Das bloße Eingeben von Daten oder Verlassen der Seite wird auf diese Weise nicht aufgezeichnet. Lokale Daten der Website-Formulare und Aufzeichnungen der Absendeversuche werden einen Kalendermonat ab Erstellung aufbewahrt. Dies gilt auch für die verwalteten Sicherungskopien dieser Website-Register; die gesonderten Fristen für Korrespondenz, Angebote und Verträge bleiben bestehen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach Zweck und Kontext. Anfragen und laufende Geschäftsbeziehungen bearbeiten wir auf Grundlage der berechtigten Interessen von Virtline an Kommunikation, Angebotserstellung, Website-Sicherheit und der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage und die Vertragserfüllung beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b, gesetzliche Buchhaltungs- oder Steuerpflichten auf Art. 6 Abs. 1 lit. c. Für optionale Analysefunktionen ist eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a erforderlich. Versandversuchsprotokolle dienen der Fehlerdiagnose und Missbrauchsabwehr auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die Kenntnisnahme ist keine Werbeeinwilligung. Optionale Werbeerfolgsmessung benötigt wie die Analyse eine vorherige Einwilligung, die in den Datenschutzeinstellungen widerrufen werden kann.

Anfragenbearbeitung: Reaktion auf die Nachricht, Klärung des Bedarfs, Vorbereitung der Beratung und weitere Kommunikation.
Zusammenarbeit mit dem Kunden: Leistungserbringung, Betriebsvereinbarungen, technischer Kontakt, Dokumentation, Abrechnung und Support.
Website-Sicherheit: Formularschutz, Missbrauchsbekämpfung, grundlegende technische Protokolle und Aufrechterhaltung der Website-Verfügbarkeit.

Speicherdauer

Wir speichern Daten nicht länger, als es Zweck, Rechtsgrundlage und gesetzliche Fristen erfordern. Ist kein einheitliches Datum möglich, gelten als Kriterien der Abschluss der Korrespondenz oder des Vertrags, gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Verjährungsfristen für Ansprüche, die Gültigkeit einer Einwilligung sowie der angemessene Zeitraum zur Absicherung der Website.

Lokale Daten der Website-Formulare und das Register der Absendeversuche: ein Kalendermonat ab Erstellung des Eintrags, wie oben im Abschnitt zu den Formularen beschrieben. Weitere Korrespondenz zur Anfrage: bis zum Abschluss der Angelegenheit und danach für den zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlichen Zeitraum.
Angebote und Geschäftsgespräche: für den Zeitraum der Verhandlungen, Gültigkeit des Angebots und mögliche Geltendmachung von Ansprüchen.
Verträge und Abrechnungen: für den Zeitraum, der durch Buchhaltungs-, Steuer- und Zivilvorschriften vorgeschrieben ist.
Technische Protokolle: Die lokalen Protokolle des nginx-Webservers werden täglich rotiert; 14 Archive werden mit Kompression aufbewahrt. Dies entspricht einer Historie von ungefähr 14 Tagen. Dieser Zeitraum beschreibt die lokale nginx-Rotation und nicht die Aufbewahrung sämtlicher Kopien außerhalb des Servers.

Rechte betroffener Personen

Unter den Voraussetzungen der DSGVO können betroffene Personen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen sowie einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Eine Beschwerde kann beim Präsidenten der polnischen Datenschutzbehörde UODO (uodo.gov.pl) eingereicht werden.

Datenanfrage: In Fragen der Rechte aus der DSGVO können Sie Virtline per Formular, E-Mail oder Telefon kontaktieren.
Widerspruch und Widerruf: Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen oder eine erteilte Einwilligung widerrufen.
Begrenzter Zugang: Zugriff auf die Daten haben Personen und Systeme, die zur Bearbeitung der Anfrage, zur Zusammenarbeit oder zur Gewährleistung der Website-Sicherheit erforderlich sind.

Datenaustausch und unterstützende Stellen

Wir betreiben die Website und den Kontaktformulardienst auf Servern von Virtline. Anfragen bearbeiten wir über die E-Mail-Infrastruktur von Virtline und die jeweils eingesetzten E-Mail-Dienstleister. Anbieter von Büroanwendungen, Buchhaltung oder technischer Unterstützung können Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Cloudflare verarbeitet technische Signale für Turnstile. Google kann Analysedaten nach der erforderlichen Einwilligung in Google Analytics verarbeiten. Übermittlungen außerhalb des EWR stützen sich je nach Fall auf einen Angemessenheitsbeschluss, das Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Informationen zu den Schutzmaßnahmen erhalten Sie unter [email protected].

Befugte Mitarbeitende von Virtline, die Website, E-Mail und Kundenanfragen betreuen.
Buchhaltungs-, Rechts- oder Verwaltungseinheiten, wenn dies gesetzlich oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist.
Technische Partner, die am Projekt des Kunden beteiligt sind, nur in dem Umfang, der bei der Zusammenarbeit vereinbart wurde.
Öffentliche Stellen, wenn sich die Verpflichtung zur Offenlegung aus dem Gesetz ergibt.
Cloudflare Turnstile schützt die Formulare vor automatisiertem Missbrauch. Bevor eine Anfrage angenommen wird, prüft unser Server das von Turnstile ausgestellte Token. Cloudflare verarbeitet technische Signale wie IP-Adresse, TLS-Fingerabdruck, User-Agent und Seitenherkunft zum Schutz und zur Verbesserung der Bot-Erkennung. Einzelheiten: https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/ .
Google als Anbieter optionaler Analysefunktionen nur, wenn Google Analytics aktiviert ist und der Nutzer eingewilligt hat.
Cloudflare als Dienst für Auslieferung und Missbrauchsschutz, wenn der Datenverkehr über dessen Netzwerk erfolgt. Dabei können IP-Adressen, Geräte- und Anfragedaten verarbeitet und erforderliche Sicherheits-Cookies verwendet werden.
Google Ads, Meta (Facebook und Instagram) und LinkedIn als optionale Anbieter der Werbemessung, nur wenn die jeweilige Integration eingerichtet ist und der Nutzer separat eingewilligt hat. Aktive Anbieter werden in den Datenschutzeinstellungen aufgeführt. Eine Analyse-Einwilligung oder das Absenden eines Formulars ersetzt diese Einwilligung nicht.
Nach separater Marketing-Einwilligung können die Plattformen technische Besuchsdaten und ein Ereignis zur angenommenen Anfrage mit einer zufälligen Kennung zur Deduplizierung erhalten. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Steuernummern und Anfrageinhalte werden mit diesen Ereignissen nicht übermittelt. Die Einwilligung kann in den Datenschutzeinstellungen widerrufen werden; nach einer Ablehnung werden keine Werbeskripte ausgeführt.

Cookies und technische Website-Daten

Die Website kann technische Mechanismen verwenden, die für Betrieb, Sicherheit, Einwilligungsverwaltung und Kontaktformular erforderlich sind. Optionale Analysefunktionen werden erst nach Einwilligung aktiviert. Eine Ablehnung schränkt den Zugang zu den grundlegenden Inhalten nicht ein. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf.

Erforderliche Mechanismen erhalten die Sitzung, speichern die Datenschutzwahl, schützen Formulare und helfen, Missbrauch zu erkennen. Unsere in localStorage gespeicherte Auswahl zu Analyse und Werbemessung hat kein automatisches Ablaufdatum. Sie bleibt bis zur Löschung der Browserdaten oder Änderung der Auswahl gespeichert; ein Widerruf speichert die Ablehnung. Eine Änderung des Analyseumfangs oder der Empfängerkonfiguration der Werbemessung kann eine neue Einwilligung erfordern.
Die optionale Analyse mit Google Analytics 4 misst nach Einwilligung die Website-Nutzung und hilft, Inhalte zu verbessern. In der verwendeten GA4-Property beträgt die Aufbewahrungsdauer für Ereignis- und Nutzerdaten 14 Monate. Die Aufbewahrungsfrist für Nutzerdaten beginnt bei neuer Nutzeraktivität erneut. Diese Einstellungen betreffen Daten in GA4 und bestimmen nicht die Lebensdauer der Cookies von Anbietern.
Wenn die Herkunftsmessung für Anfragen aktiviert ist und eine Analyse-Einwilligung vorliegt, erfassen wir Quelle, Medium, Kampagnenkennzeichnung, Einstiegsseite, verweisende Domain und Messzeit. Herkunftshistorie und zufällige Browser-Kennung bleiben höchstens 30 Tage im Browser. Herkunftsdaten werden der Anfrage beigefügt, um ihr Ergebnis in Nexus zu verfolgen. Ohne Einwilligung wird diese Historie nicht erfasst; Kontakt und Service-Anfragen bleiben möglich.
Die Analyse-Einwilligung und die Bestätigung der Informationen am Formular sind keine Einwilligung für Newsletter, Remarketing oder die Weitergabe von Werbe-Identifikatoren an Werbeplattformen. Anfragebearbeitung und Herkunftsmessung sind getrennte Zwecke. In den Analyse-Einstellungen kann die Einwilligung widerrufen und die Herkunftshistorie im Browser gelöscht werden.
Browser-Einstellungen können Cookies löschen oder blockieren; dadurch können notwendige Funktionen eingeschränkt werden.

Pflichtangaben und automatisierte Entscheidungen

Angaben in einer Anfrage sind freiwillig. Ohne Kontaktdaten oder ausreichenden Kontext können wir jedoch möglicherweise nicht antworten. Das Kontakt- und das Anfrageformular erfordern eine Telefonnummer; ohne sie können die Formulare nicht abgesendet werden. Sie können uns auch direkt per E-Mail oder telefonisch kontaktieren. Für Vertragsabschluss, Vertragserfüllung und gesetzliche Abrechnung erforderliche Daten sind im vertraglich oder gesetzlich bestimmten Umfang notwendig; ohne sie kann eine Zusammenarbeit unmöglich sein. Im Rahmen dieser Website und der Bearbeitung von Anfragen treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung und verwenden hierfür kein Profiling.

Anfrage: Wir benötigen eine Rückkontaktmöglichkeit und ausreichende Angaben, um das Anliegen zu verstehen.
Vertrag und Abrechnung: Pflichtangaben richten sich nach Leistung, Vertrag und den anwendbaren Buchhaltungs- oder Steuervorschriften.
Bearbeitung durch Menschen: Anfragen werden unter menschlicher Mitwirkung bearbeitet; Website-Analysen entscheiden nicht über Rechte des Nutzers.

Datenschutzanfragen

Wenn Sie ein Betroffenenrecht ausüben oder den Umfang verarbeiteter Daten klären möchten, nutzen Sie den offiziellen Kontaktweg von Virtline. Wir können Angaben anfordern, die erforderlich sind, um Identität, Datenbestand und Verarbeitungskontext sicher zuzuordnen.

Antrag einreichen: Nennen Sie, ob es um Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerspruch oder ein anderes Recht geht.
Identität und Umfang bestätigen: Erforderliche Rückfragen schützen davor, Daten an die falsche Person herauszugeben oder den falschen Vorgang zu bearbeiten.
Antwortfrist: Wir bearbeiten Anträge innerhalb der DSGVO-Fristen, grundsätzlich innerhalb eines Monats, sofern die Komplexität des Falls oder das Gesetz keine Verlängerung zulässt.
Beschwerdemöglichkeit: Sie können sich erneut an Virtline oder an den Präsidenten der polnischen Datenschutzbehörde UODO wenden.

Fragen und Antworten

Wer ist der Verantwortliche für personenbezogene Daten?

Verantwortlicher ist Virtline Sp. z o.o., Wadowicka 8A, 30-415 Krakow, Polen, KRS 0000502030, NIP 6751499701, REGON 123070229. Kontakt ist über [email protected], +48 12 200 27 10 oder das Formular möglich.

Welche Daten verarbeitet das Kontaktformular?

Das Formular kann Vor- und Nachname, Firmenname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Gesprächsthema und Beschreibung des Falles enthalten. Wir erfragen keine sensiblen Daten oder Informationen, die für die Bearbeitung der Anfrage nicht erforderlich sind.

Zu welchem Zweck verarbeitet Virtline die Anfragedaten?

Wir verarbeiten sie für Anfragen und Geschäftsbeziehungen auf Grundlage berechtigter Interessen, für vorvertragliche Maßnahmen oder Vertragserfüllung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und nach Einwilligung für optionale Analysefunktionen.

Wie können Sie Ihre Rechte gemäß der DSGVO ausüben?

Kontaktieren Sie Virtline, um je nach Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Übertragbarkeit zu verlangen, zu widersprechen oder eine Einwilligung zu widerrufen. Eine Beschwerde ist bei der polnischen Datenschutzbehörde UODO möglich.

Kontakt zum Datenschutz

Haben Sie eine Frage zu Datenschutz oder personenbezogenen Daten?

Schreiben Sie an [email protected] oder rufen Sie +48 12 200 27 10 an. Wir leiten die Anfrage an die zuständige Person weiter und antworten innerhalb der anwendbaren DSGVO-Frist.

E-Mail [email protected] Telefon +48 12 200 27 10

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