01
Bestehende Arbeit erfassen
Wir sichten Projekte, Tabellen, Aufgabenlisten, Tickets, E-Mail-Absprachen und Sicherheitsanforderungen. Wir klären Teams, Probleme, benötigte Berichte sowie Kriterien für Abnahme und Start.
Baseline
Baseline: Dokumentenprozesse und Abläufe
Baseline ist eine modulare Plattform des Herstellers Baseline für Dokumentenabläufe, CRM und Geschäftsprozesse. Virtline unterstützt bei Konfiguration, Integration und Sicherheit. Vor dem Angebot klären wir Module, Lizenzbedingungen und Hostingmodell.
Kunden
Unternehmen und Institutionen, die stabile IT benötigen.
Prozesse und Dokumente in einem Modell
Der Hersteller Baseline beschreibt Module für CRM, elektronische Dokumentenabläufe, E-Archive und Extranets. Wir wählen den Umfang nach konkreten Prozessen, statt jede Funktion in jeder Lizenz vorauszusetzen. Rollen, Daten, Freigaben und Berichte werden vereinbart. Reichen vorhandene Werkzeuge aus, vergleichen wir Kosten und Sicherheit ihrer weiteren Nutzung.
Aktionsplan Prozesse und Dokumente in einem Modell
Ergänzende Leistungen
Wir stimmen Baseline auf Ihre Arbeitsumgebung ab. Die folgenden Leistungen betreffen separate Arbeiten, nicht die eingebauten Produktfunktionen.
Audit-Empfehlungen umsetzen
Arbeiten an Systemen, deren Aufgaben, Abhängigkeiten und Abnahmen sich in Baseline koordinieren lassen.Microsoft 365
E-Mail, Dokumente und Zusammenarbeit. Wir klären, welche Informationen in Microsoft 365 bleiben und welche in Baseline geführt werden.Laufender IT-Betrieb
Administration und Betreuung der mit Baseline verbundenen Umgebung. Den laufenden Leistungsumfang vereinbaren wir gesondert.Schutz von Daten
Arbeiten an Zugriffsregeln und am Schutz von Informationen, einschließlich vertraulicher Projektunterlagen.ISO 27001 · TÜV NORD Polska
TÜV NORD Polska hat das Informationssicherheitsmanagementsystem von Virtline nach PN-EN ISO/IEC 27001:2023-08 zertifiziert. Das veröffentlichte Zertifikat nennt Geltungsbereich und Gültigkeit. Es betrifft das eigene Managementsystem von Virtline, nicht die Zertifizierung von Baseline oder die Konformität des Kunden.
Zertifikat von Virtline ansehenAblauf mit Baseline
Vom vereinbarten Umfang über Einrichtung und Start bis zur laufenden Pflege. Der Kunde benennt die Personen, die entscheiden und das Ergebnis abnehmen.
02
Modell und Einrichtung
Wir vereinbaren Rollen, Status, Prioritäten, Abhängigkeiten, Ansichten, Zugriffe und Berichtsregeln. Wir legen die Datenverteilung zwischen Werkzeugen und benötigte Schnittstellen fest.
03
Übernahme und Start
Wir bereiten Datenimport oder Bereinigung, Migrationsplan und Nutzerschulung vor. Mit den Abnahmeverantwortlichen prüfen wir Konfiguration und Datenqualität.
04
Stabilisierung und Prüfung
Wir bewerten die tatsächliche Nutzung und passen das Arbeitsmodell an. Wir übergeben Regeln für Datenpflege, Berichte, Eskalation und regelmäßige Prüfungen mit klarer Zuständigkeit nach dem Start.
Praktischer Umfang
Was Ihr Team erhält
Die vereinbarte Konfiguration und die Arbeitsregeln stehen für den Alltag bereit. Berichte beruhen auf gepflegten Daten, nicht allein auf der Meldung, eine Aufgabe sei abgeschlossen.
vereinbarter Dokumentenablauf, Pflichtfelder, Freigabestufen, Termine und Verantwortliche. Funktionen werden nach Prüfung der gewählten Module konfiguriert.
Eine RACI-Matrix benennt Ausführende, Ergebnisverantwortliche sowie zu konsultierende und zu informierende Personen. Wir bestimmen auch Administratoren und Zuständige für Projekte, Aufgaben, Entscheidungen, Abnahmen und Berichte. Ansichten richten sich an Geschäftsleitung, Projektleitung, technische Teams und Abnahmeverantwortliche.
Ansichten zeigen Fortschritt, Auslastung, Verzögerungen, Blockaden, Risiken, fehlende Zuständigkeiten und den Stand der Abnahmen. Eskalationsregeln legen fest, wer offene Entscheidungen bis wann klärt. Berichte an Geschäftsleitung oder Lenkungsausschuss nennen Verantwortliche und nächste Schritte.
Zugriff, verfügbare Änderungshistorie, Archivierung und Export werden vereinbart. Das Angebot benennt Hosting- und Lizenzanbieter sowie die Verantwortung für Sicherungen, Wiederherstellung und Updates. Diese Aufgaben werden nicht automatisch dem Produkt zugeschrieben.
Sicherheitsregeln und Grenzen
Baseline hilft, Sicherheitsaufgaben zu organisieren. Es ersetzt weder technische Schutzmaßnahmen noch ein ISO-Gap-Audit oder eine Konformitätsbewertung. Die folgenden Beispiele zeigen planbare Arbeiten und passende Leistungen von Virtline.
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Sichere Konfiguration
Wir erfassen Systeme, Benutzer, Administratoren und kritische Dienste. Wir vereinbaren Anforderungen: MFA, Updates, Endgeräteschutz, Backups, Ereignisprotokollierung und privilegierte Zugriffe. Diese Maßnahmen werden in den jeweiligen Systemen umgesetzt. Baseline selbst setzt diese Maßnahmen nicht um.
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Laufender Betrieb und Prüfungen
Ausnahmen erhalten eine Frist und einen Risikoverantwortlichen. Nach Vorfällen, Migrationen, Audits und Prozessänderungen prüfen wir die vereinbarten Regeln erneut. Den Umfang der laufenden Betreuung vereinbaren wir gesondert.
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NIS2-Audit
Ergebnisse aus Audits zu NIS2, DORA und ISO 27001, IT-Audits und Sicherheitstests sowie Kundenanforderungen lassen sich als Aufgaben mit Zuständigkeiten, Fristen und Abschlussnachweisen erfassen. Das Audit selbst ist eine gesonderte Leistung.
Fragen zu Baseline
Müssen wir vorhandene Werkzeuge ersetzen?
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Nicht immer. Zuerst klären wir Prozess und benötigte Baseline-Module und vergleichen sie mit vorhandenen Werkzeugen. Funktionen, Integrationen, Sicherheit, Lizenzen und Betriebskosten fließen in die Entscheidung ein. Wir versprechen keine identischen Möglichkeiten aller Plattformen.
Welche Schnittstellen kommen infrage?
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Wir prüfen den Bedarf an Verbindungen zu E-Mail, Microsoft 365, Google Workspace, Dokumentenablagen, Helpdesk-Tickets, Terminplänen und Berichten für die Geschäftsleitung. Wir klären, wo Daten bleiben, welche Felder nötig sind und was importiert oder bereinigt wird. Jede Verbindung erfordert eine Prüfung der Möglichkeiten und einen vereinbarten Umfang; die Liste verspricht keine fertigen Konnektoren für jede Konfiguration.
Wie bleibt Baseline nach dem Start aktuell?
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Wir vereinbaren monatliche Prüfungen offener Aufgaben, Blockaden, Risiken und überfälliger Entscheidungen sowie die Berichtsempfänger. Wir benennen Zuständige für neue Projekte, Statusdefinitionen, Datenkorrekturen und Freigaben. Regelmäßige Zugriffsprüfungen umfassen vertrauliche Projekte, Dokumente und externe Beteiligte. Die laufende Pflege braucht einen vereinbarten Umfang und die regelmäßige Mitarbeit der benannten Personen.
Womit sollte die Einführung beginnen?
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Mit einem ausgewählten Projekt oder Prozess, der verantwortlichen Person und dem wichtigsten Bericht. Wir prüfen, wo Informationen verloren gehen, Verzögerungen entstehen oder Entscheidungen fehlen. Daraus ergeben sich der Umfang der ersten Einführungsetappe, die benötigten Daten, Abnahmekriterien und Regeln für Aktualisierungen. Nicht alle Projekte und Schnittstellen müssen gleichzeitig übernommen werden.
Baseline passend einführen
Beschreiben Sie Projekte, Anzahl der Teams, vorhandene Werkzeuge und den benötigten Bericht für Entscheider. Nennen Sie vertrauliche Daten, erforderliche Schnittstellen und die Verantwortlichen für Einführung und spätere Datenpflege.
Baseline-Einführung besprechen